Электрондық хат алмасудың заңдық маңызы - FCHAIN

Электрондық хат алмасудың заңдық маңызы

Электрондық пошта мен мессенджерлер іскерлік өзара іс-қимылдың күнделікті құралына айналады: тараптар хат алмасу арқылы коммерциялық талаптар келіседі, құжаттар жібереді, тапсырыстарды растайды және шарттарға өзгерістер енгізу мәселелерін талқылайды. Сонымен бірге мұндай коммуникация дербес құқықтық маңызға ие болып, тараптардың құқықтары мен міндеттеріне әсер етуі мүмкін.

 

Қысқаша айтқанда, негізгі мәселелер мыналар:

• белгілі бір талаптар сақталған жағдайда электрондық хат алмасу мәміленің жазбаша нысанына қойылатын талаптарға сәйкес келуі мүмкін;
• электрондық пошта және мессенджерлердегі хабарламалар шарттың жасалуын, өзгертілуін немесе орындалуын растауы мүмкін;
• электрондық хат алмасу сотта дәлелдеме ретінде пайдаланылуы мүмкін, алайда оның алдын ала белгіленген дәлелдемелік күші болмайды;
• хат алмасуды нотариаттық қамтамасыз ету міндетті емес, бірақ ол сотта іс қозғалғанға дейін дәлелдемелерді бекіту үшін пайдаланылуы мүмкін;
• хат алмасудың құқықтық маңызы хабарламалардың мазмұнына, қатысушылардың өкілеттіктеріне, шарт талаптарына және қолданылатын заңнама талаптарына байланысты.

Төменде электрондық хат алмасу қандай жағдайларда құқықтық маңызға ие болатынын және бизнес қандай практикалық тәуекелдерді ескеруі қажет екенін толығырақ қарастырамыз.

1. Шартты электрондық хат алмасу арқылы жасасуға бола ма?

Қазақстан Республикасының заңнамасы мұндай мүмкіндікті көздейді, алайда электрондық хат алмасудың құқықтық маңызы оның мазмұнына, қатысушылар мен олардың ерік білдіруінің мазмұнын айқындау мүмкіндігіне, сондай-ақ заңнама талаптары мен тараптардың өзара келісіміне байланысты.

Қазақстан Республикасы Азаматтық кодексінің (бұдан әрі — ҚР АК) 152-бабының 1-1-тармағына сәйкес мәміленің жазбаша нысаны қағаз жеткізгіште немесе электрондық нысанда жасалуы мүмкін.

ҚР АК-нің 152-бабының 2-тармағы жазбаша нысанда жасалған мәмілеге, егер іскерлік айналым әдеттерінен өзгеше туындамаса, тараптар немесе олардың өкілдері қол қоюға тиіс деген жалпы қағиданы белгілейді. Сонымен бірге осы баптың 3-тармағында, егер заңнамада немесе тараптардың келісімінде өзгеше белгіленбесе, субъектілерді және олардың ерік білдіруінің мазмұнын айқындайтын хаттармен, электрондық құжаттармен, электрондық хабарламалармен немесе өзге де құжаттармен алмасу мәмілені жазбаша нысанда жасауға теңестірілетіні арнайы көзделген.

Осылайша, кәдімгі электрондық хабарламада электрондық цифрлық қолтаңбаның (ЭЦҚ) болмауы өздігінен ҚР АК-нің 152-бабы 3-тармағының қолданылуын жоққа шығармайды. Алайда электрондық пошта немесе мессенджер арқылы хабарлама жіберу фактісінің өзі жазбаша нысанның автоматты түрде сақталғанын білдірмейді: хат алмасу қатысушыларды және олардың ерік білдіруінің мазмұнын айқындауға мүмкіндік беруге тиіс, ал заңнамада немесе тараптардың келісімінде өзге талаптар белгіленбеуге тиіс.

Бұл ретте электрондық хабарламаны Қазақстан Республикасының Цифрлық кодексі мағынасындағы электрондық құжаттан ажырату қажет. Цифрлық кодекстің 62-бабына сәйкес анықтығын, тиесілілігін және өзгермейтіндігін растау электрондық цифрлық қолтаңбаның көмегімен қамтамасыз етілген цифрлық жазба электрондық құжат болып танылады. Кодекс талаптарына сәйкес келетін және оған қол қоюға өкілеттігі бар адамның ЭЦҚ-сы арқылы куәландырылған электрондық құжат қағаз жеткізгіштегі қол қойылған құжатпен тең болады.

Демек, ЭЦҚ-мен куәландырылмаған кәдімгі электрондық хабарлама Цифрлық кодекстің 62-бабы мағынасында электрондық құжат болып табылмайды. Алайда бұл жағдай өздігінен мұндай хат алмасуға ҚР АК-нің 152-бабы 3-тармағының қолданылуын жоққа шығармайды.

Жекелеген мәмілелерге қатысты заңнаманың арнайы талаптарын да ескеру қажет. Егер заңнамада немесе тараптардың келісімінде мәмілені міндетті нотариаттық куәландыру көзделсе, ҚР АК-нің 154-бабы қолданылады. Заңдарға сәйкес міндетті мемлекеттік немесе өзге де тіркеуге жататын мәмілелер ҚР АК-нің 155-бабымен реттеледі. Мұндай жағдайларда жай жазбаша нысанды, оның ішінде электрондық хат алмасу арқылы, сақтау жеткіліксіз.

2. Хат алмасу қандай жағдайда шарттың жасалуына алып келуі мүмкін?

Тараптардың өзара хат алмасу фактісінің өзі шарт жасасу үшін жеткіліксіз.

ҚР АК-нің 393-бабына сәйкес тараптар тиісті жағдайларда талап етілетін нысанда шарттың барлық елеулі талаптары бойынша келісімге келген кезде шарт жасалды деп есептеледі.

Жалпы қағида бойынша шарт бір тараптың оферта жолдауы және екінші тараптың оны акцептеуі арқылы жасалады. ҚР АК-нің 395-бабына сәйкес оферта жеткілікті дәрежеде айқын болуға және оны жолдаған тұлғаның ұсыныс қабылданған жағдайда өзін міндетті деп есептеу ниетін білдіруге тиіс. Ұсыныста шарттың елеулі талаптары немесе оларды айқындау тәртібі көрсетілсе, ол жеткілікті дәрежеде айқын болып саналады.

ҚР АК-нің 396-бабы акцепт толық әрі бұлтарыссыз болуға тиіс екенін белгілейді. Акцепт келісім туралы тікелей жауаппен ғана білдірілмеуі мүмкін. Офертаны алған тұлғаның акцепт үшін белгіленген мерзімде онда көрсетілген шарт талаптарын орындауға бағытталған әрекеттерді — мысалы, тауарларды тиеп жөнелтуді, қызмет көрсетуді, жұмысты орындауды немесе тиісті соманы төлеуді — жасауы, егер заңнамада өзгеше көзделмесе немесе офертада өзгеше көрсетілмесе, акцепт деп есептеледі.

Бұдан басқа, ҚР АК-нің 394-бабының 2-тармағында шарт жасасу туралы жазбаша ұсыныс ҚР АК-нің 396-бабы 3-тармағында көзделген әрекеттер арқылы қабылданса, шарттың жазбаша нысаны сақталған болып есептелетіні тікелей көзделген.

Сондықтан хат алмасудың құқықтық маңызын бағалаған кезде хабарламалардың мазмұнымен қатар тараптардың кейінгі әрекеттерін де ескеру қажет. Егер хат алмасудан заң талаптарына сәйкес келетін оферта туындаса және екінші тарап оны толық әрі бұлтарыссыз қабылдаса не ҚР АК-нің 396-бабы 3-тармағында көзделген әрекеттерді жасаса, осы мән-жайлардың жиынтығы шарттың жасалғанын көрсетуі мүмкін.

Сыртқы экономикалық мәмілелер үшін арнайы қағида белгіленген: ҚР АК-нің 153-бабының 3-тармағына сәйкес сыртқы экономикалық мәміленің жай жазбаша нысаны сақталмаса, мұндай мәміле маңызсыз болып табылады.

3. Жасалған шартты email немесе мессенджер арқылы өзгертуге бола ма?

Мұндай мүмкіндікті толық жоққа шығаруға болмайды, алайда заң талаптары мен шарттың өзінің талаптары шешуші мәнге ие.

ҚР АК-нің 402-бабының 1-тармағына сәйкес шартты өзгерту немесе бұзу туралы келісім, егер заңнамадан, шарттан немесе іскерлік айналым әдеттерінен өзгеше туындамаса, шарт жасалған нысанда жасалады.

Сонымен бірге ҚР АК-нің 152-бабы осы бапта белгіленген талаптар сақталған жағдайда электрондық хабарламалармен алмасу арқылы жазбаша нысанды сақтауға жол береді. Сондықтан бастапқы шарттың қағазда қол қойылғанының өзі кейінгі электрондық хат алмасудың барлық жағдайда құқықтық маңызы жоқ дегенді білдірмейді.

Алайда тараптар шартты өзгертудің нақты нысаны мен тәртібін өздері келісе алады. Егер шартта бағаны, мерзімдерді, қызметтер көлемін немесе өзге талаптарды өзгерту тек жеке қосымша келісімге немесе тараптар белгілеген нысандағы өзге құжатқа қол қою арқылы жүзеге асырылатыны тікелей көзделсе, шартта белгіленген осы тәртіп ескерілуге тиіс.

Сондықтан электрондық пошта немесе мессенджер арқылы өзгерістерді келісу алдында негізгі шарттың өзгерістерді енгізу нысаны мен тәртібі туралы ережелерін тексеру қажет.

4. Электрондық хат алмасуды сотта дәлелдеме ретінде пайдалануға бола ма?

Иә. Қазақстан Республикасының Азаматтық процестік кодексі (бұдан әрі — ҚР АПК) белгіленген процестік талаптар сақталған жағдайда жазбаша дәлелдемелерді және электрондық немесе цифрлық жеткізгіштердегі материалдарды пайдалануға мүмкіндік береді.

ҚР АПК-нің 100-бабына сәйкес жазбаша дәлелдемелерге, атап айтқанда, іс үшін маңызы бар мән-жайлар туралы мәліметтерді қамтитын құжаттар және іскерлік немесе жеке сипаттағы хаттар жатады. Осы баптың 6-бөлігі ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар немесе олардың көшірмелері нысанындағы дәлелдемелерді ұсынуды жеке реттейді.

ҚР АПК-нің 99-бабы іс үшін маңызы бар және қатыстылық пен жол берілетіндік талаптарына сай келетін өзге материалдарды электрондық және цифрлық жеткізгіштерде ұсынуға да мүмкіндік береді. Мұндай дәлелдемелерді материалдық жеткізгіштерде ұсынатын немесе оларды талап етіп алдыруға жәрдем көрсету туралы өтінішхат беретін тұлға жазбалардың қашан, кіммен, қандай жағдайларда және қандай мән-жайларда жасалғанын көрсетуге міндетті. Бұл мәліметтерді хабарламау мұндай дәлелдемелерді сот отырысында зерттеу мүмкіндігін жоққа шығарады.

Хат алмасудың болуы онда көрсетілген мән-жайлар автоматты түрде дәлелденді дегенді білдірмейді. ҚР АПК-нің 16-бабына сәйкес ешқандай дәлелдеменің сот үшін күні бұрын белгіленген күші болмайды. ҚР АПК-нің 68-бабына сәйкес әрбір дәлелдеме оның қатыстылығы, жол берілетіндігі және анықтығы тұрғысынан, ал барлық жиналған дәлелдемелер жиынтығында азаматтық істі шешу үшін жеткіліктілігі тұрғысынан бағаланады.

Бұдан басқа, ҚР АК-нің 392-бабының 2-тармағында шарт талаптарының сөзбе-сөз мағынасы оның мазмұнын айқындауға мүмкіндік бермесе, тараптардың нақты ортақ еркін анықтау кезінде сот өзге мән-жайлармен қатар шарт жасасуға дейінгі келіссөздер мен хат алмасуды, тараптардың өзара қатынастарында қалыптасқан тәжірибені, іскерлік айналым әдеттерін және олардың кейінгі мінез-құлқын ескеретіні тікелей көзделген.

Сондықтан нақты хат алмасудың құқықтық маңызы оның мазмұнын, коммуникацияға қатысушыларды анықтау мүмкіндігін, хабарламалардың даудың нысанасымен байланысын, ұсынылған өзге дәлелдемелерді және істің барлық мән-жайларының жиынтығын ескере отырып айқындалады.

Корпоративтік электрондық пошта мекенжайларын пайдалану, шартта ресми байланыс арналарын бекіту және хабарламалардың толық тізбегін сақтау хат алмасудың шығу тегі мен мазмұны туралы даудың тәуекелін азайтуы мүмкін, алайда жеке хабарламаға күні бұрын белгіленген дәлелдемелік күш бермейді.

5. Хат алмасуды немесе скриншоттарды нотариаттық куәландыру қажет пе?

Электрондық хат алмасудың әрбір элементін немесе әрбір скриншотты дәлелдеме ретінде пайдалану үшін міндетті түрде нотариаттық куәландыруды талап ететін жалпы норма заңнамада жоқ.

Сонымен бірге кейіннен тиісті дәлелдемені ұсыну мүмкін болмайды немесе қиындық туғызады деп пайымдауға негіз болса, дәлелдемелерді нотариаттық қамтамасыз ету тетігін пайдалануға болады.

Қазақстан Республикасының «Нотариат туралы» Заңының 98-бабына сәйкес нотариус, егер кейіннен дәлелдемелерді ұсыну мүмкін емес немесе қиын болады деп пайымдауға негіз болса, мүдделі тұлғалардың өтініші бойынша сотта немесе басқа құзыретті органда іс туындаған жағдайда қажетті дәлелдемелерді қамтамасыз етеді.

Осы Заңның 99-бабына сәйкес нотариус дәлелдемелерді қамтамасыз ету тәртібімен, атап айтқанда, заттай, жазбаша және электрондық дәлелдемелерді қарап-тексереді. Бұл рәсім Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2012 жылғы 31 қаңтардағы № 31 бұйрығымен бекітілген Нотариустардың нотариаттық іс-әрекеттер жасау қағидаларының 23-тарауында (205–213-тармақтар) қосымша нақтыланған.

Осылайша, хат алмасуды нотариаттық қамтамасыз ету оның жол берілетіндігінің міндетті шарты емес, қажеттілік болған жағдайда дәлелдемені бекітудің қосымша тетігі болып табылады.

Процестік шектеуді де ескеру қажет: нотариус өтініш жасалған кезде соттың немесе басқа құзыретті органның қарауында жатқан іс бойынша дәлелдемелерді қамтамасыз етпейді. ҚР АПК-нің 69-бабына сәйкес сотта іс қозғалғанға дейін дәлелдемелер нотариат туралы заңнамада көзделген тәртіппен қамтамасыз етіледі, ал іс қозғалғаннан кейін дәлелдемелерді қамтамасыз ету мәселесін сот шешеді.

6. Компания атынан заңдық маңызы бар хат алмасуды кім жүргізе алады?

Компания атынан хат алмасуды жүргізетін тұлғаның өкілеттігіне жеке назар аудару қажет.

ҚР АК-нің 37-бабына сәйкес заңды тұлға азаматтық құқықтарға ие болып, міндеттерді заңнамалық актілер мен құрылтай құжаттарына сәйкес әрекет ететін өз органдары арқылы қабылдайды.

ҚР АК-нің 163-бабы өкілдің өкілеттігі сенімхатқа, заңнамаға, сот шешіміне немесе әкімшілік актіге негізделуі мүмкін екенін көздейді. Өкілеттік сондай-ақ өкіл әрекет ететін жағдайдан да көрінуі мүмкін.

Сондықтан жұмыскердің корпоративтік электрондық пошта мекенжайынан хабарлама жіберу фактісінің өзі ҚР АК-нің 163-бабында тікелей көзделген өкілеттіктің дербес негізі болып табылмайды. Құқықтық салдарды бағалау кезінде тұлғаның лауазымын, оған берілген өкілеттіктердің мазмұнын, сенімхаттарды, құрылтай құжаттарын, шарт талаптарын және өзге де мән-жайларды ескеру қажет.

Бұл ретте өкілеттіктің болмауы компания үшін құқықтық салдар мүлде туындамайды дегенді әрдайым білдірмейді. ҚР АК-нің 165-бабына сәйкес басқа тұлғаның атынан мәміле жасауға уәкілеттігі жоқ тұлға жасаған немесе өкілеттігін асыра пайдаланып жасаған мәміле өкілдік беруші үшін құқықтар мен міндеттерді ол мәмілені кейіннен мақұлдаған жағдайда ғана туындатады, өзгертеді немесе тоқтатады. Кейіннен мақұлдау мәмілені ол жасалған кезден бастап жарамды етеді.

7. Электрондық хат алмасуды пайдалану кезіндегі тәуекелдерді қалай азайтуға болады?

Азаматтық заңнама шарт еркіндігі қағидатына негізделеді. ҚР АК-нің 380 және 382-баптарына сәйкес тараптар шарт жасасуда еркін және жалпы қағида бойынша оның талаптарын өз қалауы бойынша айқындайды. Сонымен бірге ҚР АК-нің 383-бабына сәйкес шарт тараптар үшін міндетті заңнама талаптарына сәйкес келуге тиіс.

Сондықтан тараптар электрондық коммуникация тәртібін шарттың өзінде алдын ала реттей алады. Іс жүзінде ресми электрондық пошта мекенжайларын және өзге де келісілген байланыс арналарын, заңдық маңызы бар хабарламаларды жіберу және алу тәртібін, сондай-ақ электрондық хат алмасу арқылы келісуге болатын мәселелер мен жеке құжатқа қол қоюды талап ететін мәселелерді айқындаған жөн.

Жұмыскерлер арқылы өзара іс-қимыл тәртібін де бөлек айқындап, олардың әрекеттеріне байланысты компания міндеттемелерінің туындауы, өзгеруі немесе тоқтатылуы мүмкін жағдайларда олардың өкілеттігін тиісінше ресімдеуді қамтамасыз ету қажет.

Егер тараптар шарттың жекелеген талаптарын электрондық хат алмасу арқылы өзгертуге жол бергісі келсе, мұндай тәртіпті рұқсат етілген байланыс арналарын және келісімді растау тәсілін көрсете отырып, шартта тікелей және бірмәнді бекіткен жөн.

Бұл ретте электрондық хат алмасу туралы шарттық ереже жекелеген мәміле түрлерінің нысанына қатысты заңнаманың императивтік талаптарын жоймайды және өкілдердің өкілеттігін тиісінше ресімдеудің орнына қолданылмайды.

 

Қорытынды

Қазақстандағы электрондық хат алмасу — жай ғана қосалқы коммуникация арнасы емес.

Азаматтық заңнамада көзделген талаптар сақталған жағдайда электрондық хабарламалармен алмасу мәміленің жазбаша нысанына қойылатын талаптарға сәйкес келуі мүмкін. Хат алмасу шарттың жасалуын, өзгертілуін немесе орындалуын растауы және дау туындаған кезде дәлелдеме ретінде пайдаланылуы мүмкін.

Сонымен бірге нақты хабарламаның құқықтық маңызы оның мазмұнына, қатысушылар мен олардың ерік білдіруін анықтау мүмкіндігіне, жіберушінің өкілеттігіне, нақты мәмілеге қолданылатын заңнама талаптарына, шарттың талаптарына және өзге де мән-жайларға байланысты.

Сондықтан компаниялар үшін маңызды іскерлік хат алмасуды сақтап қана қоймай, шарттарда және ішкі бизнес-процестерде электрондық коммуникацияның түсінікті қағидаларын алдын ала белгілеу де маңызды.

 

FChain шарттық жұмыс және заңдық маңызы бар іскерлік хат алмасуды ұйымдастыру мәселелері бойынша кешенді заңгерлік қолдау көрсетеді. Осы жұмыс шеңберінде біз қолданыстағы шарттарды және компаниялар пайдаланатын коммуникация арналарын талдаймыз, шарт талаптарын келісу және өзгерту тәртібін бағалаймыз, хат алмасуға қатысатын тұлғалардың өкілеттіктерін тексереміз, сондай-ақ контрагенттермен өзара іс-қимыл кезінде электрондық пошта мен мессенджерлерді пайдалануға байланысты құқықтық тәуекелдерді анықтаймыз.

Қолдау электрондық коммуникацияға қатысты шарттық ережелерді әзірлеу және өзектендіруді, ресми байланыс арналарын және уәкілетті байланыс тұлғаларын айқындауды, заңдық маңызы бар хабарламаларды жіберу және алу тәртібін белгілеуді, сондай-ақ хат алмасу арқылы келісуге болатын мәселелер мен жеке құжатпен ресімдеуді талап ететін талаптарды ажыратуды қамтуы мүмкін. Даулар туындаған жағдайда біз қолда бар хат алмасуды оның дәлелдемелік маңызы тұрғысынан құқықтық талдаудан өткізіп, электрондық дәлелдемелерді тиісінше сақтау және бекіту жөнінде ұсынымдар бере аламыз.

• Бизнесті заңгерлік сүйемелдеу — шарттық жұмыс, контрагенттермен өзара іс-қимыл және заңдық маңызы бар іскерлік коммуникация мәселелерін қоса алғанда, компанияға кешенді құқықтық қолдау көрсету.
• Құқықтық аудит — құқықтық тәуекелдерді және оларды өзектендіру қажеттілігін анықтау мақсатында шарттарды, ішкі процестерді және қолданылатын электрондық коммуникация тетіктерін тексеру.
• Шарттарды әзірлеу — электрондық хат алмасу, өзгерістерді келісу тәртібі, ресми байланыс арналары және тараптар өкілдерінің өкілеттіктері туралы ережелерді қоса алғанда, шарттарды әзірлеу және талдау.

Электрондық хат алмасу шарттық қатынастардың ажырамас бөлігіне айналды, алайда оның заңдық маңызы коммуникация тәсілінің өзіне ғана емес, хабарламалардың мазмұнына, қатысушылардың өкілеттіктеріне, шарт талаптарына және қолданылатын заңнама талаптарының сақталуына байланысты. Сондықтан электрондық коммуникацияның алдын ала белгіленген тәртібі және шарттық тетіктердің дұрыс ресімделуі контрагенттермен қатынастарда даулар мен құқықтық белгісіздіктің туындау тәуекелдерін айтарлықтай төмендетуге мүмкіндік береді.

 

Құқықтық жаңалықтар — қазан 2026 жыл

Дайындаған: Гайдаров Сергей

Аға заңгер

FChain Қазақстан

 📩almaty@f-chain.com
WhatsApp: +7 771 214 1820