Новые правила работы в Единой кадровой системе - FCHAIN

Новые правила работы в Единой кадровой системе

С 1 сентября 2026 года вступают в силу новые Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе. Документ определяет порядок оформления основных кадровых процедур в Единой кадровой системе (ЕКС), включая прием и перемещение работников, поощрения, дисциплинарные взыскания, прекращение трудовых отношений и отбор кандидатов. Правила утверждены приказом председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы от 18 августа 2026 года № 147 и разработаны в соответствии с пунктом 1 статьи 146-4 Трудового кодекса Республики Казахстан. Отдельные положения, касающиеся получения работодателем сведений из цифровых систем для проверки конфликта интересов, начнут действовать с 1 января 2027 года.

 

На какие организации распространяются новые правила

Новый порядок применяется к государственным учреждениям и субъектам квазигосударственного сектора. Организации, которые уже подключены к Единой кадровой системе, продолжат вести в ней кадровые процессы с учетом новых требований. При этом Правила не распространяются на государственные органы, использующие собственные цифровые кадровые системы, учреждения, находящиеся в ведении специальных государственных органов, Министерства обороны и его ведомства, а также на юридические лица, акционером или участником которых является Национальный банк. Кроме того, новый порядок не применяется к документам, содержащим сведения, составляющие государственные секреты.

 

Какие кадровые процессы будут вести в ЕКС

Единая кадровая система предназначена для ведения основных процессов, связанных с трудовыми отношениями. Через нее организации будут оформлять прием работников на работу, их перемещения, поощрения, дисциплинарные взыскания и прекращение трудовых отношений. Система также применяется при отборе претендентов. Кадровые процедуры государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора, подпадающих под действие Правил, будут осуществляться в единой цифровой среде. Если организация использует собственную кадровую систему, необходимо обеспечить передачу соответствующих кадровых сведений посредством интеграции с ЕКС.

 

Какие сведения о работниках вносятся в систему

Организации должны вносить в ЕКС сведения о работнике, а также индивидуальные идентификационные номера его близких родственников, являющихся гражданами Казахстана. Кроме того, в систему включается информация о предыдущих местах работы сотрудника. По прежним работодателям указываются бизнес-идентификационные номера организаций либо индивидуальные идентификационные номера индивидуальных предпринимателей при наличии таких данных. Эта информация используется для выявления возможного конфликта интересов в соответствии с антикоррупционным законодательством. С 1 января 2027 года, если работник не сможет предоставить необходимые номера родственников и прежних работодателей, работодатель будет получать соответствующие сведения самостоятельно из цифровых систем.

 

Контроль кадровых сроков и соблюдения законодательства

ЕКС предусматривает контроль сроков кадровых процедур. Система автоматически уведомляет ответственных лиц о наступлении контрольных дат. Кроме того, на основании анализа данных ЕКС уполномоченный государственный орган по труду сможет отслеживать соблюдение организациями требований трудового законодательства. Электронные документы, формируемые в рамках кадровых процессов, подлежат хранению, архивированию и уничтожению в установленном порядке с сохранением их юридической силы. При работе с системой организации также должны соблюдать требования законодательства в области кибербезопасности, персональных данных и их защиты.

 

Как будет проходить подключение к ЕКС

Круг организаций, которые должны подключиться к Единой кадровой системе, определяет Агентство Республики Казахстан по делам государственной службы. После получения письма о необходимости подключения организация должна пройти соответствующую процедуру в течение следующего квартала. Если нагрузка на систему не позволяет завершить подключение в установленный период, срок может быть продлен, но не более чем на три квартала. Организации, использующие собственные кадровые информационные системы, должны обеспечить их интеграцию с ЕКС для передачи необходимых сведений.

 

Что новые требования означают для организаций

Введение новых Правил усиливает роль цифрового ведения кадровых процессов для государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора. Организациям, на которые распространяются требования, важно учитывать порядок внесения кадровых сведений, соблюдать установленные сроки и обеспечивать корректность данных о работниках. Отдельное внимание необходимо уделить работе с персональными данными, электронными кадровыми документами и сведениями, необходимыми для выявления конфликта интересов. Организациям с собственными кадровыми системами также следует учитывать требование о передаче информации через интеграцию с ЕКС.

 

Какие услуги предоставляет FChain

Системное ведение кадровой документации и соблюдение требований трудового законодательства имеют важное значение для корректной организации кадровых процессов. В рамках данного направления FChain предоставляет следующие услуги:

• Кадровый аудит — проверка кадровой документации и кадровых процессов организации для выявления возможных несоответствий и рисков.
• Юридическое сопровождение бизнеса — консультационная и юридическая поддержка по вопросам трудового законодательства и организации кадровых процессов.
• Рекрутинг — поиск и подбор специалистов с учетом требований работодателя к квалификации и опыту кандидатов.
• Аутстаффинг — сопровождение привлечения и оформления персонала в рамках соответствующей модели организации трудовых отношений.
• Расчет заработной платы — расчет заработной платы, связанных с ней налогов и обязательных платежей, а также подготовка необходимой отчетности.

FChain обеспечивает сопровождение кадровых процессов с учетом действующих требований, проводит проверку документации и содействует снижению рисков, связанных с оформлением трудовых отношений и ведением кадрового учета.

 

Декларация по НДС: заполнение формы 300.00 

Подготовила: Анель Космаганбетова

Ассистент директора

 FChain Казахстан

 📩almaty@f-chain.com
WhatsApp: +7 771 214 1820